Como aplicar a metodologia SCRUM e Kanban à gestão de um projeto de Marketing Digital?

Como aplicar a metodologia SCRUM e Kanban à gestão de um projeto de Marketing Digital?

O grande diferencial da técnica que utiliza a metodologia SCRUM comparada ao modelo tradicional de gestão de projeto, baseado em cronograma, é que, o invés de focarmos nas datas de entrega, focamos nas prioridades. 

Você pode assistir nosso vídeo explicativo ou continuar lendo a explicação no post:

O modelo clássico de gestão de projetos funciona por cronograma, onde temos as datas de cada tarefa e para cada tarefa temos um responsável, precedentes, explicação e etc. 

Na metodologia SCRUM, trabalhamos também com os responsáveis e as datas, mas organizamos de forma que as tarefas prioritárias sejam feitas primeiro e focamos em não deixar que essas tarefas se acumulem.

Na prática, imagine que temos 10 tarefas para essa semana, e que por algum motivo não conseguimos terminar alguma delas. Dessa forma, não adianta colocarmos outras tarefas, pois assim elas vão se acumular, então a gente revisa as prioridades.

Se tivermos 15 tarefas a serem executadas, e sabemos que conseguimos fazer apenas 10, a gente foca ou no por quê de essas tarefas não terem sido completas e tentamos resolver, ou, substituímos algumas dessas tarefas por outras que nesse tempo têm maior prioridade. 

Como podemos estruturar um projeto utilizando a metodologia SCRUM integrada com a abordagem Kanban? 

O SCRUM foi usado principalmente aplicado historicamente a segmentos de tecnologia. No entanto, numa abordagem de gestão de projetos, gostamos de aplicar em todos os segmentos que administramos na NTP.

Kanban é uma visualização das tarefas em forma de quadrinho. Existe a visualização em forma de listas também. Mas, nesse caso, utilizamos a visualização em quadros e colunas, como se fossem post-its virtuais. 

Categorias de tarefas

A gente define o nome de cada coluna, que serão categorias de tarefas. Então, cada categoria agrupa tarefas que estejam relacionadas, que tenham a ver uma com a outra.

Documentos

Essa também é uma forma de termos acesso fácil a uma série de documentos que precisam ser consultados a qualquer momento. Então, a primeira categoria é a coluna de documentos.

No nosso exemplo, da estruturação de projeto de prospecção ativa Outbound, na coluna de documentos temos a planilha estratégica com todas as informações estáticas como: Buyer Persona, ICP, todos os acessos e benchmark. Entrando nessa tarefa, temos o link para a planilha. Temos também uma tarefa para o manual de venda, para o formulário de qualificação, e etc.

Registro de Call

Toda semana, o dono do projeto, ou consultor, product owner, é quem vai definir, junto com o cliente ou outras pessoas do time, as prioridades da semana, colocando no backlog as tarefas a serem discutidas, atribuídas e feitas.

A pauta pode seguir os seguintes tópicos:

  • Dúvidas gerais 
  • Comentários sobre a ata anterior 
  • Tarefas feitas
  • Tarefas a fazer
  • Milestones e Roadmap

Isso vai nos ajudar a seguir sempre o mesmo roteiro e a mesma estrutura.

Quando temos uma tarefa, decidimos a quem vamos atribuir para fazer e para quando. Nesse caso usamos o Asana mas existem outras ferramentas, como por exemplo, o Trello ou Monday.com que ajudam a fazer esse tipo de organização. Não focamos na ferramenta, mas sim na metodologia. 

Na prática – Como aplicar com a metodologia SCRUM

O mais importante, após decidir quais tarefas precisam ser feitas, é definir a data e o responsável. Uma vez que decidimos quem vai fazer e quando, arrastamos essa tarefa para a coluna “a fazer”. Assim, temos controle sobre quantas tarefas cada pessoa já tem para fazer.

Conforme essas tarefas são executadas, arrastamos para a coluna “feito” e retiramos a data. O Asana, assim como outras plataformas, dão a opção de “completar” a tarefa, mas, para cada tarefa ser considerada completa ela precisa ser revisada durante a reunião semanal. Assim que revisada, podemos marcar como concluída e ela some (sugerimos deixar a visualização apenas das tarefas incompletas). 

Caso a pessoa não consiga terminar a tarefa até a data determinada, ela vai continuar no “a fazer” e, na próxima reunião, se caso alguma tarefa estiver com a data vencida, discutimos o porquê não foi feita.

É muito importante entendermos que não adianta colocar mais tarefas se a pessoa ainda não conseguiu terminar as tarefas da semana passada. Ou entendemos o porque e tentamos dar um suporte, ou trocamos essa tarefa por outras que sejam prioritárias.

Roadmap e milestones

Uma maneira de facilitar o acompanhamento de metas é criando uma categoria específica. O roadmap é um ‘mapa’ desse caminho até a conclusão dos seus objetivos. Milestones, ou ‘marcos’, são etapas significativas do seu projeto que precisam ser concluídas para chegar na sua meta.

Para criar um ‘marco’, você cria uma tarefa e escolhe a opção ‘assinalar como marco’. Você pode criar quantos marcos achar necessário para chegar até o seu objetivo, e, quando completá-los, marcar como concluído.

Assim é importante que periodicamente sejam registradas as metas atingidas para que a qualquer momento possamos olhar o roadmap e ter a fotografia do que já conseguimos no projeto.

Ao mesmo tempo é sempre bom atualizar o roadmap com metas futuras tanto no tipo de meta, quanto na data prevista para atingimento.

Desta forma teremos sempre uma visão geral e clara do caminho já percorrido e do caminho para frente

Outras categorias

É indicado que você tenha templates para cada tipo de projeto com as categorias já pré-estabelecidas e estruturadas.

Então o nosso product owner, toda semana, arrasta essas tarefas para o backlog. Isso vai gerar a pauta da próxima reunião, com todos os tópicos que serão conversados.

As tarefas saem das categorias de origem, vão para o backlog, são conversadas e assim que conversadas elas são atribuídas a responsáveis. Outras tarefas também podem ser acrescentadas ao backlog a qualquer momento. 

Conforme as categorias ficam vazias, com as tarefas sendo completas, para deixar a visualização mais limpa a gente arrasta a categoria para o final do projeto. E, caso tenha uma tarefa da mesma categoria amanhã, ou depois, essa categoria pode voltar para a frente. A ideia é ter o que for mais prioritário mais perto do início. 

Outra categoria importante é a de tutoriais. Nós temos vários tutoriais para acompanhar o projeto. Você pode escolher se vai deixar os tutoriais numa categoria separada ou nas categorias de referência. Por exemplo “tutorial de configurações do ramper” pode ficar numa categoria específica de tutoriais, ou, então, na categoria referente ao ramper.

Essa abordagem vai definir de forma estruturada quem vai fazer o quê. Vai ajudar a entender os problemas das tarefas, limitar as frustrações e deixar o projeto mais eficiente e eficaz. 

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Curiosa e interessada por assuntos gerais, Anabelle adora compartilhar informações e experiências. Acredita que educação, arte e amor podem mudar o mundo.

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